Положение о Службе внутреннего аудита
\nОАО «Жалалабатэлектро»
Общие положения
1.1 Настоящее Положение о Службе внутреннего аудита (далее — Положение) определяет статус Службы внутреннего аудита (далее — Служба), задачи, функции, права и ответственность Службы, основные требования к структуре Службы и квалификации ее работников, порядку назначения руководителя и работников Службы, принятию решений о наложении на них дисциплинарных взысканий, а также полномочия руководителя Службы и порядок взаимодействия Службы с Советом директоров, ревизионной комиссией и исполнительным органом открытого акционерного общества «Жалалабатэлектро» (далее – Общество).
1.2 Положение основывается на применении в организациидеятельности Службы качественных стандартов деятельности внутреннихаудиторов.
1.3 Общество внедряет риск-ориентированный подход к осуществлению функции внутреннего аудита, предусматривающий планированиеипроведениепроверочныхмероприятийнаосновеоценки рисков–дляконцентрациивниманиянанаиболееуязвимыхобъектахи направленияхдеятельности(переходот«периодических»проверокк проверкам по ключевым проблемами вопросам).
Припроведенииаудиторскойпроверкидолжнысоблюдаться подходы,предусматривающиеоптимальноесоотношениевыбранныхмери ресурсов,атакжеразумнуюдостаточностьобъемаихарактераиспользуемых аудиторскихпроцедур для достиженияцелей аудиторской проверки.
Обществостремитсяктому,чтобызатратынавнутреннийаудитне превышали преимуществ, полученных в результате осуществления проверочнойдеятельности.
1.4Внутренний аудит - независимая и объективная функция, выполняемая внутри объекта внутреннего аудита, включающая в себя анализ, оценку и мониторинг адекватности и эффективности системы внутреннего контроля; надежности и достоверности финансовой, управленческой, технической и другой информации; результативности, экономичности и эффективности деятельности и управления; сохранности активов и соблюдения законодательства Кыргызской Республики. Под внутренним аудитом понимается организованная Обществом в интересах органов управления регламентированная внутренними документами деятельность по превентивному и последующему контролю различных направлений деятельности Общества.
1.5 Неотъемлемой частью внутреннего аудита является проведение технического аудита. Технический аудит проводится согласно требований нормативно-технической документации (Стандартов, Норм, Правил, Инструкций в области промышленной, пожарной, экологической безопасности и др.) и нормативно-правовых актов, действующих в энергетической отрасли в целях проверки организации эксплуатации, технического обслуживания и ремонта энергетического оборудования, зданий и сооружений.
Технический аудит проводится по следующим направлениям:
- проверка системы технического обслуживания и качества ремонта оборудования, зданий и сооружений;
- анализ аварийности;
- оценка фактического состояния оборудования, зданий и сооружений;
- проверка качества эксплуатации оборудования, зданий и сооружений;
- проверка организации работы с персоналом.
1.6 Служба при осуществлении своих функций непосредственно подчиняется функционально - Совету директоров и административно – Генеральному директору Общества, а также тесно взаимодействует с Ревизионной комиссией Общества при проведении аудиторских проверок.
Функциональное подчинение предполагает: принятие решения об избрании/прекращении полномочий работников Службы, а также определение условий трудового соглашения, уровня заработной платы, премий (бонусов), взысканий; утверждение структуры, бюджета, ежегодного плана деятельности Службы; приглашение руководителя Службы на заседания Совета директоров; получение и рассмотрение регулярных отчетов Службы; рассмотрение существенных ограничений, препятствующих Службе эффективно выполнять поставленные задачи; проведение анализа и оценки деятельности Службы.
Административное подчинение предполагает: издание на основании решений, принятых Советом директоров, соответствующих распоряжений, касающихся деятельности Службы; получение регулярных отчетов Службы; оформление приказов на командировки, отпуска и т.п.
Генеральная дирекция не должна использовать административное подчинение для оказания влияния на независимость и объективность Службы.
1.7Определение количественного состава, штатного расписания и срока полномочий Службы, избрание руководителя и работников Службы, и досрочное прекращение их полномочий осуществляются Советом директоров Общества.
1.8 Трудовой контракт с руководителем и работниками Службызаключается Председателем Совета директоров Общества в соответствии с трудовым законодательством Кыргызской Республики.
1.9 Должностные обязанности, права и ответственность руководителя иработников Службы определяются соответствующими должностнымиинструкциями,которые разрабатываются на основаниинастоящего Положения, трудовых контрактов, внутренних документов Общества иутверждаются Советом директоров Общества.
1.10Служба при осуществлении своей деятельности руководствуется законодательством Кыргызской Республики, Уставом, Кодексом корпоративного управления, решениями органов управления Общества,настоящимПоложением, годовым аудиторскимпланом, утвержденным Советом директоров, и другими внутренними нормативными документами Общества. Служба, при осуществлении своей деятельности применяет Определение и Стандартывнутреннего аудита.
1.9Порядок и правила планирования и осуществления деятельности Службы регламентируются также внутренними нормативными документами, разработанными с соблюдением принципов и положений Стандартов, утвержденных Советом директоров Общества.
2. Принципы и стандарты внутреннего аудита
2.1 Основной целью деятельности Службы является предоставление Совету директоров и Генеральной дирекции независимых и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование системуправлениярисками, внутреннего контроля в Обществе посредством исполнения следующих основных задач:
1) обзора и оценки системы внутреннего контроля объекта внутреннего аудита и предоставления Совету директоров и Генеральной дирекции Общества отчетов и рекомендаций по улучшению ее деятельности;
2) разработки в соответствии с проведенной оценкой рисков и предоставление для утверждения Совету директоров Общества долгосрочных и годовых планов развития внутреннего аудита, а также планов профессионального обучения внутренних аудиторов;
3) подготовки аудиторских отчетов по каждому проведенному аудиту и согласование их с руководителем объекта внутреннего аудита;
4) предоставления аудиторского отчета и рекомендаций Совету директоров, Ревизионной комиссии и Генеральной дирекции Общества.
2.2 Внутренний аудит осуществляется с обязательным соблюдением следующих принципов:
1) независимости и объективности - деятельность Службы должна быть организационно и функционально независима от других структурных подразделений объекта внутреннего аудита и не должна быть вовлечена в управленческую деятельность; руководитель Службы должен быть подотчетен только Совету директоровОбщества;
2)компетентности (профессиональности) - совокупность профессиональных знаний и навыков работников Службы, необходимых для осуществления качественного аудита в соответствии со стандартами внутреннего аудита;
3) конфиденциальности - недопустимость разглашения информации, полученной при проведении аудита, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Кыргызской Республики.
2.3 Стандарты внутреннего аудита - обязательные единые требования по планированию, проведению, подготовке, отчетности и мониторингу деятельности по внутреннему аудиту.
3. Задачи и функции Службы
3.1 Основными задачами Службы являются:
1) оценка и содействие совершенствованию системы внутреннего контроля;
2) оценка и содействие совершенствованию системы управления рисками;
3) оценка риска совершения мошенничества в Обществе;
4) оценка и содействие совершенствованию системы корпоративного управления в Обществе;
5) оценка достоверности, полноты, объективности системы бухгалтерского учета и надежности финансовой отчетности;
6) оценка выполнения требований законодательства Кыргызской Республики, требований нормативных документов Общества;
7) оценка рациональности и эффективности использования ресурсов Общества, а также применяемых методов (способов) обеспечения сохранности активов Общества.
3.2 Служба, в соответствии с возложенными на нее задачами, в установленном порядке выполняет следующие функции:
1) оценка рисков, адекватности и эффективности внутреннего контролянад рискамив сфере корпоративного управления, операционной (производственной и финансовой) деятельности Общества, а такжеих информационных систем, в части:
- достижения стратегических целей Общества;
- достоверности, полноты, объективности системы бухгалтерского учета и надежности финансовой отчетности и другой информации о финансово-хозяйственной деятельности Общества;
- эффективности и результативности деятельности Общества, атакже принятых программ;
2) проведение в установленном порядке технического аудита;
3) планирование аудита и составление программы аудиторских проверок;
4) аудит достоверности, полноты, объективности и своевременности бухгалтерского учета и финансовых отчетов;
5)аудит применяемых способов обеспечения сохранности активов.
6) тестирование на соответствие бизнес-процессов Общества конкретным политикам и процедурам и оценка действенности мер внутреннего контроля, предусмотренных ими;
7)осуществление специальных проверок по заданию Совета директоров Общества;
8)оценка действенности мер контроля на предмет выявления мошеннических сделок, случаев преднамеренного обмана в деятельности сотрудников Общества;
9) разработка и представление рекомендаций по устранению недостатков и нарушений выявленных Службой, в результате аудиторских проверок структурных подразделений Общества и его филиалов;
10) контроль за выполнением рекомендаций Генеральной дирекцией,структурными подразделениямиОбщества и его филиалами по результатам проведенного аудита;
11) организация и координация работы по проведению внешнего аудита и проверок надзорных органов;
12)разработка внутренних инструктивных и нормативных документов, касающихся деятельности Службы;
13) оказание консультационной помощи Генеральной дирекции, структурным подразделениям Общества и его филиалам в процессе проведения плановых аудиторских проверок, по вопросам входящим в компетенцию Службы.
14) проведение внеплановых аудиторских заданий, инициированных Председателем или членами Совета директоров Общества;
15) проверка соблюдения членами Генеральной дирекции Общества и его работникамиположений законодательства Кыргызской Республики, внутренних документов, касающихся инсайдерской информации и борьбы с коррупцией, соблюдения этических требований.
4. Права и полномочия Службы
4.1 Служба, для реализации основных задач и осуществления своих функций имеет следующие права и полномочия:
1) доступа к персоналу, производственным и другим объектам, ко всей документации и любой другой информации, запрашиваемой в связи с проведением внутреннего аудита, в том числе, к сведениям и информации, составляющим коммерческую и служебную тайны Общества;Право доступа в отношении документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, может быть реализовано в порядке, установленном для работы с документами, составляющими государственную тайну;
2) доступа к информационной базе учетных данных (компьютерные программы бухгалтерского учета и т.п.) на постоянной основе в пассивном режиме, т.е. без права ввода и корректировки;
3) инициировать проведение дополнительного аудиторского задания (внепланового), в случае, если необходимость в ней выявлена в ходе проведения текущего аудиторского задания, а ее выполнение влияет на текущий результат текущего задания;
4) совместно с Генеральной дирекцией Общества формировать и вносить на рассмотрение Совету директоров бюджет Службы;
5) требования от работников проверяемых участков устных и письменных объяснений по вопросам, возникающим в ходе проведения внутреннего аудита;
6) привлекать при необходимости с согласия Совета директоров независимых экспертов;
7) принимать участия в программах, направленных на обучение, переподготовку, повышение переквалификации работников Общества и программах сертификации внутренних аудиторов;
8) требовать у лиц, ответственных за устранение выявленных нарушений и недостатков:
- своевременной разработки, утверждения и исполнения планов мероприятий по устранению выявленных нарушений и недостатков;
- своевременного предоставления отчетов о статусе выполнения мероприятий;
- предоставления уточняющей или подтверждающей информации и документов по статусу выполнения планов мероприятий;
9) осуществлять иные права и полномочия, не противоречащие законодательству Кыргызской Республики, Уставу Общества, настоящему Положению и внутренним документам Общества.
4.2 Руководитель Службы имеет следующие полномочия:
1) участвовать в совещаниях и мероприятиях, проводимых Генеральной дирекцией по вопросам совершенствования внутреннего контроля, управления рисками и по иным вопросам в рамках компетенции Службы без права согласования решений Генеральной дирекции;
2) напрямую обращаться к Председателю и членам Совета директоров, Генеральной дирекции и Ревизионной комиссии по вопросам деятельности Службы;
3) вносить предложения Совету директоров по определению количественного состава, срока полномочий Службы, назначению работников Службы, а также досрочному прекращению их полномочий, порядка работы Службы, размера и условий оплаты труда и премирования работников, организационно-технического обеспечения Службы;
4) инициировать созыв заседания Совета директоров, Ревизионной комиссии и Генеральной дирекции по вопросам, входящим в компетенцию Службы.
5. Взаимодействие Службы с заинтересованными сторонами
5.1Служба осуществляет взаимодействие с Генеральной дирекциейОбщества по следующимосновным направлениям (при сохранении баланса независимости и объективности внутреннего аудита и не вовлеченности в операционную деятельность Общества):
1) проведение аудита, выполнение других заданий в соответствии с планом деятельности внутреннего аудита (в пределах компетенции внутреннего аудита);
2)реализация права руководителя Службы на участие в совещаниях/заседаниях Генеральной дирекции Общества, а также прямого доступа к Генеральной дирекции Общества;
3) информирование о результатах аудита, представление рекомендаций по устранению нарушений и недостатков, выявленных в ходе аудита, и предложений по повышению эффективности и результативности систем внутреннего контроля, управления рисками, по совершенствованию бизнес-процессов Общества.
5.2 Служба осуществляет взаимодействие с Ревизионной комиссией Общества по следующим основным направлениям:
1) организация и координация взаимодействия структурных подразделений Общества с Ревизионной комиссией Общества;
2) подготовка и предоставление информации и заключений в рамках компетенции внутреннего аудита;
3) организационное сопровождение деятельности Ревизионной комиссии;
4) организация мероприятий по результатам ревизионных проверок, направленных на устранение выявленных нарушений/недостатков и реализацию рекомендаций Ревизионной комиссии;
5) контроль за исполнением мероприятий, направленных на устранение выявленных нарушений/недостатков и реализацию рекомендаций Ревизионной комиссии.
6. Ограничения в деятельности Службы, ответственность и наложение взысканий
6.1В целях соблюдения принципов независимости и объективности в процессе выполнения своих функций руководитель и работники Службы не должны:
1) выполнять функциональные обязанности в Обществе, не связанные с деятельностью Службы согласно настоящему Положению;
2) участвовать в какой-либо деятельности, которая могла бы нанести ущерб беспристрастности оценки руководителя и работников Службы или восприниматься как наносящая такой ущерб;
3) использовать конфиденциальную информацию в личных интересах или любым другим образом, противоречащим законодательству Кыргызской Республики или способным нанести ущерб Обществу;
4) принимать подарки и пользоваться услугами, в результате которых могут быть нанесен ущерб независимости, объективности и беспристрастности внутреннего аудита, или которые могут восприниматься как наносящие такой ущерб.
6.2 Службане вправеучаствоватьвсогласованииипринятиирешенийврамках осуществления финансово-хозяйственной деятельностиОбщества.
6.3 Служба несет ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на нее функций и задач, и соблюдение стандартов профессионализма и профессионального отношения к работе своей деятельности.
6.4 Работники Службы, в установленном порядке, несут персональную ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на них функций, в соответствии с должностными инструкциями, трудовыми контрактами и законодательством Кыргызской Республики, а также соблюдения требований Стандартов внутреннего аудита и внутренних нормативных документов Общества.
6.5 Работники Службы обязаны своевременно информировать руководителя Службы о любых ситуациях, связанных с наличием или потенциальной возможностью нарушения независимости и/или объективности внутреннего аудитора, выражающегося в том числе в виде конфликта интересов или ограничения полномочий внутреннего аудитора.
6.6В обязательном порядке в обязанности и ответственность руководителя Службы входит:
1) эффективное управление Службой и обеспечение ее полезности для Общества;
2) разработка Стратегического плана Службы на среднесрочный период;
3) обеспечение своевременного составления риск-ориентированного годового аудиторского плана Службы, контроль его выполнения и своевременную корректировку. Годовой аудиторский план Службы выносится на рассмотрение Совета директоров не позднее 1 декабря года, предшествующему планируемому;
4) обеспечение разработки внутренних документов Общества и методических рекомендаций по внутреннему аудиту и других документов, касающихся деятельности Службы;
5) разработка и обеспечение применения в деятельности Службы единых базовых принципов и процедур внутреннего аудита;
6) обеспечение соответствия отчетов Службы требованиям внутренних нормативных документов по организации внутреннего аудита и Стандартов;
7) осуществление организационных мероприятий, направленных на предотвращение потенциальных и существующих конфликтов интересов и предвзятого отношения к объекту аудита со стороны Службы или отдельных ее работников в ходе планирования и осуществления деятельности Службы;
8) представление в установленные настоящим Положением сроки Совету директоров и Ревизионной комиссии отчетов о деятельности Службы;
9) планирование и своевременное вынесение вопросов Службы в рамках годового плана работы Совета директоров;
10) принятие мер по повышению уровня профессиональной подготовки работников Службы;
11) при передаче информации и аудиторских отчетов внешней стороне, Руководителю Службы следует:
-оценить возможные риски для организации;
- согласовать в установленном порядке с Советом директоров Общества;
- контролировать распространение информации, устанавливая ограничения на ее использования.
6.7 Наложение взысканий:
1) За нарушение трудовой дисциплины, неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных трудовых обязанностей по решению Совета директоров к руководителю и работникам Службы в установленном порядке применяются меры дисциплинарного взыскания;
2) Материальная ответственность руководителя и работников Службы и порядок возмещения ими вреда (при наличии такового), а также процедуры по наложению дисциплинарных взысканий, осуществляются в соответствии с законодательством Кыргызской Республики и внутренними документами Общества.
7. Предоставление информации Совету директоров и Ревизионной комиссии
7.1 Ежегодно в срок до 1 декабря года, предшествующего планируемому году, Служба представляет на рассмотрение Совету директоров годовой аудиторский план Службы на следующий год. Служба обеспечивает исполнение утвержденного годового плана и представление отчетности о его исполнении в рамках отчета о деятельности Службы в установленные настоящим Положением сроки.
7.2 Служба предоставляет Совету директоров и Ревизионной комиссии отчеты о деятельности Службы в следующие сроки:
1) квартальные – не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
2) годовой – не позднее 15 числа второго месяца, следующего за отчетным годом;
3) текущие – согласно срока установленных решением/поручением Совета директоров Общества.
7.3 Руководитель Службы должен обеспечить анализ информации, предоставляемой в Совет директоров на предмет ее полноты и точности.
7.4 Аудиторские отчеты и отчеты о деятельности Службы составляются в соответствии со Стандартами внутреннего аудита.
8.Требования к внутренним аудиторам
8.1 Служба состоит из финансовых и технических аудиторов. Соотношение между финансовыми и техническими аудиторами определяется решением Совета директоров Общества.
8.2Руководитель Службы должен иметь:
<>высшее профессиональное образование в областях бухгалтерского учета, аудита, финансов иэкономики;опыт работы в сфере аудита, бухгалтерского учета, экономического анализа, корпоративного управления – не менее 5 лет;опыт работы на руководящей должности не менее 3 лет;знание и понимание Стандартов внутреннего аудита;знание международных стандартов финансовой отчетности;знание нормативных правовых актов Кыргызской Республики, в том числе по вопросам аудиторской деятельности и бухгалтерского учета.
9. Заключительные положения
9.1Работники Службы подчиняются правилам внутреннего трудового распорядка, действующим в Обществе.
9.1Совет директоров или руководительСлужбы по мере необходимости инициирует перед Советом директоров вопрос о необходимости внесения изменений в настоящее Положение.
9.2 Положение, а также все изменения и дополнения к нему утверждает Совет директоров Общества.